はがきデザインキットが使えなくなって困った


表題の通りなのですが、郵便局の「はがきデザインキット」が使えなくなって困った人はたくさんいるのではないでしょうか。

かく言う僕もその1人です。

特に宛名印刷が便利でした。

WEB版はあるようですが、いちいちPDFをダウンロードして印刷する方法になるらしく、使い勝手がイマイチ…。

使えなくなったものは仕方ないので、Word(ワード)Excel(エクセル)を使った【差し込み印刷】を使うことにしました。

無料で使えた「はがきデザインキット」に比べ、Word(ワード)やExcel(エクセル)といったMicrosoft(マイクロソフト)Office(オフィス)製品を使うにはお金を払わないといけませんので、「年賀状印刷のみ」で考えるとプリントパックプリントネットなどの印刷通販を使う方がコストを抑えられると思います。

普段からOffice(オフィス)製品を使う方であれば、今回のやり方でいかがでしょうか?

まずはエクセルでリスト作成

テンプレートをOneDrive(ワンドライブ)からダウンロードできるようにしておきますので、ご希望の方はお使いください。
※エクセルファイルのみをzip圧縮してます。

年賀状リストテンプレートのダウンロードはこちら

はじめに

①「氏名」「フリガナ」「電話番号以降」は入力不要です。
②住所は建物名などわざと2行に分けたい時に「住所2」を使ってください。
③御中で会社名宛ては「姓」「名」どちらでも大丈夫。

リストは分けてください!

分けるための重要な要素は、宛名の文字数です。
Wordの差し込み印刷の場合、自動で文字の大きさを調整してくれません。
例えば「株式会社サンプル会社 サンプル支店 御中」が1行で入るように文字の大きさを調整すると、「苗字 名前 様」がとても小さくなってしまい不格好です。

そのため、

•個人名様宛のリスト
•御中の文字数ここまでのリスト
•御中の文字数ここからここまでのリスト

といった具合に、Excelのリストを分けておくと最終的な仕上がりがキレイになります。

これは一例ですが、最終的にWordのデータも保存した状態は下記のようになります。
(ファイル名につけている数字が文字数のことです)



件数の増やし方

下記画像のようにして、オレンジの線で囲まれた枠を増やしてから入力してください。


最後に

保存を忘れないでください。

オレンジで囲まれた枠があれば空白でも印刷データに入ってしまうので、下記画像のように余った行は削除してください。


次はワードで差し込み印刷

Wordを立ち上げて、白紙の文書(新規作成)を押したあと

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差し込み文書

はがき印刷

宛名面の作成
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をクリックします。(下記参考画像)


※ちなみに、例えばOffice2013とか古いWordでも操作は同じだと思います。

書体などを選ぶ

書体を選んだり、差出人を宛名面に記載するかどうかのチェックをしたりして、先ほど作成したExcelのリストを参照させます。(下記参考画像)

テーブルの選択は1番上を選択すればOKです。


文字の大きさ等を調整していく


上記画像のように文字数によってはレイアウトが崩れていると思います。

僕が何件かお手伝いした感想では、住所は12か14、会社名と部署名もそれと同じ。
役職名は14か16が良い感じに思いました。
(下記参考画像①)



他にこんな調整しました

•役職と名前の間を「半角スペース」に。

•苗字と名前の間も「半角スペース」に。

•部署名をもう少し上に。

•点線を上下に動かして「名前と敬称の間」を調整。

住所2と敬称を正しく

お気づきの方もいると思いますが、先ほどの宛名面プレビューの画像を見てもらうと住所2のところが会社名になっています。

これは「フィールドの対応」をから正しいものに変更します。
(下記参考画像②)


敬称ですが、読み込んでいるのではなく文字として「様」と入っています。

それで問題なければ良いのですが、例えば「様」や「先生」が混じってたり連名がある場合だけ連名の敬称も表示させたい…とかあると思います。
その場合は下記のようにします。

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様の文字を削除してカーソルはそのまま

上記参考画像③の「差し込みフィールドの挿入」をクリック

「敬称」を選択

そのまま改行

再度「差し込みフィールドの挿入」をクリック

「連名敬称」を選択
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これでOKです。

最後の仕上げ

下記画像のように整いましたか?

赤丸のところをクリックしていって1枚1枚プレビューをチェックしましょう。


この時に、変に改行されていたりしたら文字の大きさを変更するとか敬称との隙間を調整するとかしてください。

印刷に関する調整

コピー用紙をハガキの大きさにカットし、年賀状に重ねて郵便番号の枠を透かして書き、テスト印刷した方が確実です。

めんどくさいですけどね💦

万が一失敗すると書き損じで郵便局に持って行くことになるし、そっちの方がめんどいしお金も時間ももったいないですよね。

どうしてもめんどくさい人は、これで試してみてください。
僕が違う場所、違うPC、違うプリンターで試した結果、こうすれば大丈夫そうやな…って調整があります。
※自己責任でお願いしますね。

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はがき宛名面印刷

レイアウトの微調整

横位置「2mm」
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(下記参考画像)


細かいことは気にしない人はこれで印刷いっちゃいましょう!笑

いよいよ印刷

1枚1枚プレビューをチェックしてOKであれば、いよいよプリンターに年賀状をセットして印刷しちゃいましょう!

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完了と差し込み

文書の印刷

すべて→OK
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(下記参考画像)


あとはプリンターのプロパティで用紙をハガキにしたり用紙の種類をハガキのインクジェットにしたりでOKを押せば、宛名印刷が完了します。

保存を忘れずに

このWordのデータもエクセルと同じ場所に保存しておいてください。

1件追加したい時や来年の年賀状印刷にそのまま使えます。

これを繰り返す

以上の要領で、文字数によって分けた他のExcelリスト用のWordも新たに作成して、調整して印刷します。

自分でするのはめんどくさい…

兵庫県内でそういう方で印刷通販を利用しない方は、縁グラフィクションにご用命いただければ3,300円(税込)/時間でお伺いしてお手伝いいたします。

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